Besprechungsprotokoll

Bei meiner täglichen Arbeit für diverse Projekte sind Besprechungen an der Tagesordnung. Es störte mich lange Zeit, dass diese Besprechungen protokolliert sowie mit Sicherheit irgendwo abgelegt werden.

Vereinbarungen daraus übernimmt man dann im optimalen Fall diese wieder in andere Systeme, meistens jedoch interessiert es nur noch wenig, was darin steht. Verantwortliche vergessen Ihre Termine usw.

Diese Vorgehensweise fand ich überhaupt nicht produktiv somit überlegte ich mir ein System, wie dies zu optimieren ist. Der Grundansatz war, dass das Protokoll schnell zu schreiben, zu versenden und alle Termine in die Kalendersysteme einzufügen sind.

So programmierte ich eine Datenbank, die diese Anforderungen erfüllt. Um eine offene Struktur zu haben, nutze ich in der ersten Erprobungsphase Access. Nach dem Starten der Datenbank gibt es die Möglichkeit, ältere Protokolle nach Projekt, Datum usw. zu suchen oder es kann ein neues Protokoll angelegt werden.

Ich möchte hier zeigen, wie ein neues Protokoll erstellt wird.

Als Erstes wird der Protokollkopf mit den wesentlichen Basics ausgefüllt:



Um dies effektiv und trotzdem gründlich zu erledigen, werden bei den Teilnehmern und den Empfängern des Protokolls alle bisherigen Empfänger mit vorgeschlagen. Um diese schnell zu erkennen und zu unterscheiden, habe ich als  bei den Namen die Syntax Nachname, Vorname abgekürzt  (Firma) eingeführt, beispielsweise Müller,A. (BGF).

Nachdem das erledigt ist, wird in herkömmlicher Weise das Protokoll strukturiert in dem entsprechenden Formular geschrieben. Folgende Struktur empfand ich als vorteilhaft:


Es sind beliebig viele Themen mit den entsprechenden Inhalten möglich. Zum Abschluss kann man dann den Bericht drucken, versenden und als Kalenderdatei speichern. 

Ich persönlich lege mir ein PDF-Dokument in meine Projektstruktur und eins in den Termin der Besprechung. 

Mit dem Button BSP versenden wird eine Mail generiert, die als vorgefertigten Inhalt sämtlichen Text hat, alle Empfänger sind dann schon eingetragen und das BSP ist im Anhang. So kann es sofort versendet werden.

Mit dem Button "Kalender erstellen" wird wahlweise eine ics-Datei generiert, die beliebig abgelegt werden kann. Anschließend ist ein Import in alle gängige Kalendersystemen (Outlook, Lotus, Thunderbird,...) möglich. 

Noch effektiver ist meine jetzige Vorgehensweise, es schreibt die hinterlegten Termine gleich in meine Projektkalender als ganztägige Termine ein. 


Wie regelt Ihr Eure Terminverfolgung? Über Rückmeldungen, Nachfragen und Anmerkungen freue ich mich!


Vielen Dank fürs lesen, kommentieren und gerne über Rückmeldungen.

1 Kommentar:

  1. Hallo Steffen
    Interessanter Ansatz mit der DB. Würde ich auch gerne Versuche. Arbeite momentan mit Outlook, OneNote und Wunderlist. Besteht vielleicht die Möglichkeit, dass die DB oder Teile daraus zur Verfügung stellst?
    Besten Dank.

    Gruss Enzo

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